مدیریت زمان به دونستن ارزش دقایق بستگی داره. تخمین زمان کاری برای برنامهریزی به شدت مورد نیاز است. اگه دقیقا بدونی برای انجام دادن کاری چه مقدار وقت نیاز هست، اون موقع برنامه کاریت درگیر بینظمی نخواهد شد. برای اینکه بهینهتر باشی، راهنمای تخمین زمان کاری رو بخون.
همیشه ساعت مچی ببند
برای تخمین راحتتر زمان کاری، باید وسیلهای داشته باشی که بتونی به کمک اون مدام از گذر زمان آگاه باشی. وقتی به صورت مکرر به ساعت مچی نگاه میکنی، خود به خود عادت میکنی هر بار قبل از نگاه کردن به ساعت زمان رو حدس بزنی.
اگه با مدیریت زمان کارهای خودت مشکل داری همیشه ساعت مچی ببند. اگه تو اتاقت یه ساعت دیواری بزرگ داری، میتونی ساعت مچی رو باز کنی؛ اما یادت باشه که هر گاه اتاق رو ترک کردی دوباره ساعت رو روی مچت ببندی.
آلارم ساعتت رو برای هر ۱۰ دقیقه کوک کن
دانستن این نکته که مثلا در هر ۱۰ دقیقه چقدر میشه کار کرد کمک زیادی به مدیریت زمان میکنه. به این ترتیب میتونی تخمین زمان کاری برای کارهای مختلف رو موثرتر انجام بدی.
تحقیقاتی که تو زمینه مدیریت زمان انجام شده، نشون میده که برای تخمین دقیق زمان کاری از جمله دوش گرفتن و غذا خوردن، میبایست حداقل یه هفته مداوم زمانت رو پیگیری کنی.
تو برنامه ریزی زمانی، افراد عموما دچار یه تناقض رایج هستن که برای انجام کارهای ساده زمانی بیش از حد، و برای انجام کارهای وقتگیرتر، زمانی کمتر از حد لازم تخمین میزنن.
فقط نتایج خام رو پیگیری نکن، حالات روحی خودت رو هم در نظر بگیر!
وقتی که سرحال هستی مطمئنا کارهای بیشتری تو ۱۰ دقیقه ازت برمیاد. برعکس، روزهایی که کسل و بیحال هستی کاراییت کاهش پیدا میکنه. اگه بدون در نظر گرفتن روحیه خودت، صرفا زمان طول کشیدن فعالیتهایت رو اندازه بگیری، این اندازهگیری اصلا دقیق نخواهد بود.
بنویس که دقیقههات چگونه گذشت و یادداشت کن که واقعا در زمان انجام اون فعالیت چقدر حال و حوصله داشتی. بعضی وقتها میتونی از عبارت «افتادم روی غلتک» استفاده کنی که یعنی کارآیی بالایی داری. بعضی وقتها هم که از شدت بیحالی میخواهی سرت رو بگذاری روی میز و بخوابی، بنویس که چه وضعی داشتی.
این کار یک روز و دو روز نیست. حداقل یک هفته یا در بهترین حالت باید یک ماه حالتهای روحی خودت رو پیگیری کنی. بعد از انجام دادن این کار میتونی الگوهایی برای خودت بسازی که به تخمین زمان کاری کمک میکنن.
نسبت خطای خودت رو حساب کن
تخمین زمان کاری نیست که بتونی به سرعت تو انجامش ماهر بشی. این کار وقت زیادی میبره. توصیه میشه هر بار مقدار خطایی که تو تخمین زمان داری رو یادداشت کنی. به این اشتباه تخمین زمانی اصطلاحا «نسبت خطا» میگن.
حساب کردن نسبت خطا میتونه کار خسته کنندهای باشه، اما تو دراز مدت بهت کمکهای زیادی میکنه. محاسبه نسبت خطا تو پروژههایی که ۱۰-۲۰ ساعت کار میبرن، به شدت ضروریه. برای این کار مختاری از هر استراتژی مدیریت و ثبت زمانی استفاده کنی که ترجیح میدهی.
فهرستی از وظایف کاری خودت رو بنویس، یا پروژههای بزرگ رو به وظایف کوچکتر تقسیم کن و تخمین بزن که چقدر زمان برای انجام دادن هر یک لازم داری. وقتی هر کدوم از وظایف رو تکمیل کردی، یادداشت کن که اون کار چقدر از وقتت رو گرفته. وقتی همه وظایف رو انجام دادی، مجموع زمان واقعی رو بنویس و اون رو بر کل زمان تخمین زده شده، تقسیم کن.
برای مثال، اگر تخمین زدی که زمان حدودی برای تکمیل مجموعهای از وظایف ۱۲ ساعت است، اما زمان واقعی انجام کار ۱۵ ساعت شده، در این صورت، «نسبت خطای» تو میشه ۱۲/۱۵. این یعنی که انجام اون کار ۲۵٪ بیشتر از چیزی که فکر میکردی طول کشیده.
این نسبت خطا به درد زمانی میخوره که مثلا فردی ازت تاریخ تحویل کاری رو میپرسه. اونجاست که باید محاسبه کنی کارت حدودا چقدر طول میکشه و ممکنه چه مشکلاتی باعث بیشتر طول کشیدن کار بشه، و سپس نتیجه رو به اون فرد اعلام کنی.
شاید هیچ وقت نتونی ۱۰۰٪ تخمین زمان کاری که حساب میکنی، مطمئن باشی، اما با به کارگیری این روشها میتونی تا حد زیادی به واقعیت نزدیک بشی.
