آیا برات پیش اومده که متوجه نشی روز چه جوری گذشت؟
آیا تا حالا شده به آخر روز برسی و فکر کنی «کل روز چیکار کردم؟»
آیا گاهی اوقات احساس می‌کنی که داری از یه بحران به بحران دیگه می‌ری و زمانی برای تمرکز روی اولویت‌های خودت نداری؟
اگه پاسخت به هر کدوم از این سوال‌ها مثبت بود، جایی نرو! اینجا قراره ۷ تا نکته برنامه‌ریزی روزانه رو مرور کنیم که می‌تونه برنامه‌هات رو از این رو به اون رو کنه. از این نکته‌های برای اولویت‌بندی استفاده کن و با استفاده از اونها جوری برنامه‌ریزی کن که زمان از دستت فرار نکنه!
۱. هر روز برنامه خودت رو بنویس
مهمترین نکته برای برنامه‌ریزی روزانه در اصل همون نوشتن اون برنامه هستش. نوشتن برنامه روزانه یک تمرین مدیریت زمان خوب است. و بله درست حدس زدی، هر روز باید این کار را انجام دهی!
باید وقت بگذاری و کارهایی را که می‌خواهی هر روز انجام دهی را یادداشت کنی.
اولویت‌های تو چیه؟ آیا ضرب‌الاجلی تو راه هست؟
فهرستی از کارهای مهمی که باید انجام دهی تهیه کن. خود عمل نوشتن برنامه‌ها باعث می‌شه که ذهنت آزاد بشه و فضایی از اون درگیر به خاطر سپردن کارهای مهم نباشه. فرقی نمی‌کنه این کار رو به صورت دیجیتال با استفاده از نرم‌افزار، اپلیکیشن یا حتی برنامه یادداشت‌های گوشی انجام بدی یا کاغذ، مهم اینه که انجام بدی!
۲. هر روز تو زمان مشخصی برنامه‌ریزی کن
وقتی برنامه‌ریزی خودت رو تو یه زمان معین از روز انجام می‌دهی، در اصل داری یه عادت یا روتین ایجاد می‌کنی. و عادت‌ها و روتین‌های خوب این قدرت رو دارن که تو رو در مسیر درست نگه دارن.
می‌تونی روز خودت رو از شب قبل یا صبح هر روز برنامه‌ریزی کنی. من ترجیح می‌دم برنامه‌ریزیم رو هر روز صبح بعد از حداقل یک فنجان قهوه انجام بدم که مغزم تا حدودی کارآمد باشه. یکی از دلایلی که به نظرم برنامه‌ریزی صبحگاهی بهتره اینه که کل شب رو فرصت دارم تا به کارهایی که باید انجام بدم فکر می‌کنم و صبح خیلی راحت برنامه‌م رو تنظیم می‌کنم. یه دلیل دیگه هم اینه که وقتی روز رو با برنامه‌ریزی شروع می‌کنم حس جدیت خاصی بهم میده و می‌تونم با انگیزه و انرژی بهتری وارد لیست کارها بشم. در نهایت شب یا صبح واقعا مهم نیست. مهم چیزی هست که تو باهاش راحتی و با روحیات و شرایط زندگیت سازگاره.
۳. درباره لیست کارها طوفان فکری کن
همه چیزهایی رو که باید انجام دهی، می‌خواهی انجام دهی و می‌توانی انجام دهی را در نظر بگیر. آیا ضرب‌الاجلی دارید؟ به این فکر کن که باید با چه کسانی تماس بگیری یا ایمیل بزنی. چه کارهای جانبی مثل خرید، کارواش، مرتب کردن خونه و غیره داری؟ آیا چیزی از برنامه دیروز هست که انجام نشده؟ اگه برنامه هفتگی داری (که بهتره داشته باشی) یه سر به اون بزن.
قرار نیست هر چیزی که در طول طوفان فکری به ذهنت می‌رسه، تو برنامه نهایی روزت قرار بگیره. اما به این ترتیب، احتمال اینکه چیزی رو از قلم بندازی رو به حداقل می‌رسونی. حتما تو تقویمت به چند روز آینده هم دقت کن چون ممکنه قرار ملاقات، جلسه یا کلاسی داشته باشی که از روز قبل نیاز به آماده‌سازی داره.
۴. لیست وظایف رو بین کار و زندگی شخصی تقسیم کن
اگه غافل بشیم وظایف کاری خیلی سریع کنترل زندگی رو به دست می‌گیرن و زندگی شخصی ما رو کاملا تحت تاثیر قرار می‌دن. یه کار خیلی موثر اینه که وقتی داری لیست وظایف روزانه می‌نویسی، کارهای زندگی شخصی و کارهای زندگی حرفه‌ای خودت رو تو ستون‌های جداگانه یادداشت کنی. این کار را به دو دلیل خیلی تاثیرگذاره:
به راحتی می‌تونی ببینی تو هر زمینه چه کاری باید انجام بدی. با این کار امکان این رو داری که در صورت لزوم آیتم‌های ۲ لیست رو با هم ترکیب کنی.
می‌تونی زندگی حرفه‌ای و شخصی خودت رو متعادل نگه داری. با نگاه کردن به لیست کارهای روزانه‌ت این دفعه مسئولیت‌های زندگی شخصی خودت رو هم می‌بینی و به آنها رسیدگی می‌کنی.
۵. دو کاری که حتما باید امروز انجام بشه رو شناسایی کن
یه مورد از لیست کاری و یه مورد از لیست زندگی شخصی رو انتخاب کن که حتما باید انجام بدی. این کارها نباید سخت‌ترین یا کارهایی باشن که تموم کردنش زمان زیادی نیاز داره. باید دو موردی رو انتخاب کنی که تو دستیابی به اهداف بلند مدت بیشترین تاثیرگذاری رو دارن. کارهایی که واقعا تو رو به سمت جلو حرکت می‌دن.
اول از همه (یا تو اولین بلوک زمانی مربوط به اون زمینه) اونها رو انجام بده. به این ترتیب، حتی اگر روزت از مسیر خارج بشه، می‌دونی که مهمترین کارها انجام شدن. به عنوان مثال، مهمترین وظیفه کاری امروز من درست کردن پست هستش، به خاطر همین، اول این کار رو انجام می‌دم (البته بعد از قهوه و برنامه‌ریزی روزانه!)
۶. چندتا کار سریع رو هم به لیست اضافه کن
همه چیز تو برنامه روزانه نباید یه پروژه بزرگ باشه. فقط چون انجام دادن یه کاری یه ربع طول می‌کشه، به این معنی نیست که نباید تو لیست کارها قرار بگیره. من برای برنامه روزانه خودم چندین خط کار می‌نویسم. فرض کن که اگه فقط وظایف «بزرگ» رو تو برنامه خودم قرار بدم، انجام همه کارهای روز واقعا سخت می‌شه.
کارهای سریع برای اوقات کم انرژی روز جون میده. وقتی بخارت تموم می‌شه، خیلی خوبه که بتونی چیزی رو انتخاب کنی که تموم کردنش زمان یا انرژی زیادی نمی‌گیره.
یکی دیگه از مزایای اضافه کردن چند آیتم سریع به لیست اینه که اگه متوجه شدی که داری شروع کردن کارها رو پشت گوش می‌اندازی، می‌تونی چند مورد از این کارهای کوچکتر رو تیک بزنی تا برای ادامه دادن انگیزه پیدا کنی.
۷. مرتب به لیست کارها مراجعه کن
یکی دیگر از روش های موثر مدیریت زمان اینه که مرتب به لیست کارهای خودت مراجعه کنی. این کار در نهایت منجر به سازماندهی می‌شه. لیست خودت رو تو جایی نگه دار که بتونی در طول روز به راحتی بهش مراجعه کنی. لیستت می‌تونه یه اپلیکیشن تو گوشی یا یه دفتر روی میز کارت باشه، اما مهم اینه که به راحتی قابل دسترس و جایی بیرون از ذهنت باشه!